TAKENPAKKET

 

ADMINISTRATIEF BEHEER

 

• Verzamelen der basisgegevens van het gebouw inzake bouwkundige, bouwtechnische en financiële structuren, naast de administratieve organisatie, de juridische samenvatting en het overzicht der onderhouds- en controlediensten

• Voorbereiden en leiden van vergaderingen raad van beheer (tijdens de kantooruren) en jaarlijkse algemene vergadering (bijkomende bijzondere algemene vergaderingen aan een vooraf vastgelegde vergoeding)

• Opstellen en verzenden van oproepingsbrieven en verslagen van deze vergaderingen

• Vertegenwoordigen van de mede-eigenaars bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld de contracten met personeel, onderhoudsfirma's, verzekeringsmaatschappijen, toeleveringsbedrijven, contracten voor herstellingswerken, expertises enz.  Wijziging van deze contracten enkel mits akkoord der eigenaars

• Voor de berekening van lonen, RSZ e.d. van een eventuele conciërge, werkvrouw of ander personeel in dienst van de vereniging van mede-eigenaars wordt een beroep gedaan op een gespecialiseerd sociaal secretariaat.  In functie van de automatische gegevensverwerking worden alle berekeningen gecentraliseerd bij het sociaal secretariaat SD

• Vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden:

  • betwistingen met derden

  • betwistingen met mede-eigenaars

• Secretariaat werk.

 

 

FINANCIEEL BEHEER

 

• Samenstelling en beheer van een werkingsfonds en van een eventueel reservefonds

• Controle en inschrijving van de gemeenschappelijke rekeningen

• Opmaken van de betalingsdocumenten

• Betalen van de gemeenschappelijke rekeningen.  In functie van een automatische en economische gegevensverwerking dient de zichtrekening van de vereniging van mede-eigenaars geopend te worden bij één der volgende financiële instellingen in het kantoor door de syndicus te bepalen: Fortis, ING BANK of KBC

• Het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verdelingsnorm en de verzending van de driemaandelijkse, zesmaandelijkse of jaarlijkse afrekeningen.  Eventueel voorschotten opvragen

• Het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars (eventuele achterstallige dossiers overhandigen aan en begeleiden bij een advocaat , waar nodig na akkoord van de eigenaars

• Opstelling van een driemaandelijkse, zesmaandelijkse of jaarlijkse balans.

 

 

TECHNISCH BEHEER

 

(of met andere woorden het in stand houden en/of verbeteren van het gemeenschappelijk patrimonium)

• diverse rapporteringen, studie van kostenbesparende factoren, advies betreffende onderhoudscontracten en onderhoudswerken, verbeteringen en verfraaiingen

• de werking en het goed onderhoud van de gemeenschappelijke diensten verzekeren, klachten of opmerkingen in verband hiermee onderzoeken en oplossingen aanbrengen

• vrijblijvende opvraging en vergelijking van prijsoffertes voor herstellings- of renovatiewerken

• bestelling en opvolging der herstellings- of renovatiewerken na de goedkeuring hiervan door de mede-eigenaars

• uitbating van en herstelling van defecten aan de technische installaties, steeds in overleg met de voorzitter en/of de raad van beheer

• het beheer der gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadegevallen, uitvoeren der schadeclaims en opvolging hiervan (behoudens het beheer der polissen door een externe makelaar).

 

Voor alle verdere vrijblijvende inlichtingen en een antwoord op uw eventueel resterende vragen kan u steeds terecht op ons kantoor, waar dhr. Van Rompaey  (tel. 03/248 92 73) graag ter uwer beschikking staat.